ระบบอัตโนมัติสำหรับการจัดการวันหยุดของ KIA Motors

กระบวนการจัดการวันหยุดแบบอัตโนมัติ แบ่งออกเป็น 2 ขั้นตอน:

• การอนุมัติแผนวันลาประจำปี
• การอนุมัติคำขอลาพักร้อน

ระบบจะส่งจดหมายแจ้งเตือนให้พนักงานทุกคนในวันที่ 1 มกราคมของทุกปี เพื่อให้วางแผนวันลาภายใน 2 เดือน

การอนุมัติในระบบแบ่งเป็น 3 ประเภท:

• การอนุมัติแผนวันลา
• การอนุมัติวันลาที่อยู่ในแผน
• การอนุมัติวันลาที่ไม่อยู่ในแผน

การอนุมัติแผนวันลาประจำปี

พนักงานจะสร้างแผนวันหยุดในระบบและแจ้งให้ทราบ โดยจะมีการระบุ:

• ประเภทของวันหยุด
• ระยะเวลา

การอนุมัติเป็นกระบวนการที่เกิดขึ้นซ้ำ โดยเชื่อมโยงกับกลุ่มพนักงาน "ผู้ที่อนุมัติแผนวันลาประจำปี":

1. การแจ้งเตือนถึงผู้ที่มีส่วนร่วมในการอนุมัติ
2. รอผลการอนุมัติ
3. ส่งต่อไปยังบุคคลถัดไปที่มีส่วนร่วมในการอนุมัติ

แผนวันหยุดจะถือว่าอนุมัติ เมื่อผู้ที่มีส่วนร่วมในการอนุมัติทั้งหมดลงนามในแผน หากเกิดปัญหาใดๆ แผนวันหยุดจะถูกส่งกลับไปยังผู้สมัครเพื่อทำการแก้ไข

กระบวนการนี้เป็นการสิ้นสุดขั้นตอนการจัดการวันลาพักร้อน โดยการอนุมัติคำขอลาจะมีรูปแบบเหมือนกับการอนุมัติแผนวันลา แต่จะอยู่ในกลุ่มการอนุมัติที่แตกต่างกัน:

• ผู้ที่อนุมัติวันลาตามแผน คือการลาที่ได้วางแผนไว้แล้ว
• ผู้ที่ตกลงวันหยุดที่ไม่ได้วางแผน

คำขอลาพักร้อนจะถือว่าได้รับการอนุมัติก็ต่อเมื่อผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องในการอนุมัติทั้งหมดได้ลงนามแล้ว หากมีการเบี่ยงเบนใดๆ แผนวันลาจะถูกส่งกลับไปให้ผู้ขอลาแก้ไข

ระบบจะสร้างคำสั่งในระบบ ERP สำหรับใบขอที่ได้รับการอนุมัติทั้งหมด

• ระบบจะตรวจสอบว่าวันหยุดของพนักงานในแผนกเดียวกันชนกันหรือไม่
• หากหนึ่งในผู้ที่มีส่วนร่วมในกระบวนการอนุมัติไม่อยู่ ระบบจะเลือกเส้นทางการอนุมัติทางเลือก
• ระบบจะบันทึกวันหยุดที่ได้รับการอนุมัติในปฏิทินอิเล็กทรอนิกส์ของพนักงานและหัวหน้า